Мастер-классы

• Постановка задачи создания системы управления проектами
• Практическая польза системы управления проектами для компании
• Архитектура и состав компонентов системы управления проектами
• Что нового?
• Роли участников проектов, проектный офис
• Primavera по-русски

Oracle выпустил новую, 8 версию Primavera. Почему в самой компании называют свой продукт революционным? Чем 8 версия Oracle Primavera отличается от предыдущих? Какие новые возможности появились в системе? Действительно ли 100% функционала теперь реализовано на web-интерфейсе, как обещали пресс-релизы? Обо всем этом мы расскажем на мастер-классе, посвященном управлению проектами с новой Primavera P6 R8.

Также вы узнаете, как наилучшим образом применять весь богатый арсенал возможностей Primavera для управления капитальным строительством в российских условиях. Мы покажем конкретные примеры решения таких задач, как организация взаимодействия между инвестором и заказчиком, заказчиком и подрядчиками, расскажем про взаимоувязку комплексных и детальных графиков проекта.

Наконец, в рамках мастер-класса будет сделан акцент не только на вопросе «что может Primavera?», но и «как заставить это работать?». Адаптация системы под конкретную компанию и ее потребности, поддержка корпоративных методик и регламентов — вот те задачи, с которыми постоянно приходится сталкиваться на практике. И от их решения напрямую зависит эффективность использования такого инструмента для управления проектами как Oracle Primavera.

Система управления проектами и бюджетирования имеют много общего, эти системы оперируют одной информацией, но в различных срезах и формах представления. Планирование состава работ проекта и финансовое планирование (бюджетирование) — это две части единого целого.

Соединяя методики проектного бюджетирования и управления проектами, мы создаем уникальное целостное решение, которое позволяет оперативно реагировать на изменения в ходе реализации проекта, с учетом текущей и прогнозной финансовой информации.

Основные темы, которые будут рассмотрены в докладе:

1. Методика проектного бюджетирования в зависимости от типа организации и специфики ее деятельности.
2. Формирование и контроль исполнения проектных (портфельных) бюджетов.
3. Планирование и контроль движения денежных средств, отслеживание и предотвращение «кассовых разрывов».
4. Долгосрочное планирование «бюджетирование сверху вниз», определение планов финансирования, планов поступления средств и отклонения между этими показателями, позволяющие контролировать финансовую составляющую проекта.
5. Контроль целевого использования средств.
6. Анализ бюджетных и отчетных данных в различных разрезах.

Для успешной реализации проектов капитального строительства требуется четкое и своевременное производственное планирование по проектам, формирование проектных бюджетов, а также планово-экономическая деятельность, связанная с ведением управленческого учета, договорной деятельностью, управлением запасами, контролем кредиторской и дебиторской задолженности, оценкой экономической эффективности проектов.

Эффективность управления финансово-договорным и материально-техническим обеспечением напрямую отражается на реализации проекта. Задержки при проведении тендерных процедур, например, могут существенно изменить плановые сроки выполнения строительно-монтажных работ, а вовремя неоплаченный аванс может привести к тому, что необходимое оборудование не будет поставлено к началу работ. Спрогнозировать и не допустить такие ситуации поможет только интегрированная система управления проектами, в которой будет четко увязаны между собой методики ведения календарно-сетевых графиков и управления договорами и поставками.

В рамках мастер-класса по управлению договорами и поставками будут рассмотрены следующие темы:

1. Основные бизнес-процессы управления договорной и закупочной деятельностью при реализации проектов капитального строительства.
2. Методика интеграции системы управления договорами и поставками с системой календарно-сетевого планирования.
3. Продемонстрированы новые функциональные возможности модулей PM.contract и PM.procurement.
4. Будет рассмотрен бизнес-процесс интеграции системы управления договорами и поставками с системой бухгалтерского учета.
5. Продемонстрирована аналитическая отчетность.

Обои — материал (обычно бумажный, в старину также из ткани) в виде рулонов, широких полос для внутренней оклейки (обивки) стен. (Словарь Ожегова)

Проектные обои — бумажный материал формата от А3 до А0, наклеиваемый скотчем или булавкой на стену, как правило имеющий уникальный нестандартизированный дизайн, разрабатываемый по отдельном договору, в дальнейшем расписываемый вручную; меняется при полном износе или закрытии / завершении проекта. (Подсмотренный опыт)

Главным для качественного управления проектами является возможность своевременного принятия управленческих решений в условиях постоянного прихода актуальной информации, проектных изменений и возникающих отклонений. При этом в жизни проекта изменения и отклонения зачастую присутствуют. Для понимания размеров этих отклонений и принятия оперативных управленческих решений совершенно необходимо иметь живой график и свежую информацию. В связи с этим абсолютно недопустима ситуация появления «проектных обоев» — графиков, единожды созданных в начале проекта и не обновляемых оперативными данными. Такая информация не может служить делу оценки эффективности управления. Таким образом, возникает ряд задач, связанных с определением состава планируемых и актуализируемых показателей по проекту и способами сбора фактической информации из первоисточников.

Прежде всего, необходимо понимать, что различные типы проектов, а также условия их реализации накладывают уникальные требования к составу планируемых и актуализируемых параметров, а также к способам сбора данных. Именно с этим связано то многообразие программных продуктов, представленных на рынке IT-решений для управления проектами. Выбор того или иного продукта также зависит от избранного организацией подхода к сбору фактической информации и состава участников проекта.

В рамках данного мастер-класса будут рассмотрены методики сбора фактической информации о ходе выполнения проекта и показаны применяемые практические решения для задач:

• табельного учета рабочего времени исполнителей;
• сбора фактической информации от подрядных организаций на строительной площадке;
• формирования актов КС-2, справок КС-3 на основании фактического исполнения графика производства работ.

А Ваши графики еще живы?

Служба неотложной помощи ПМСОФТ проводит уникальную операцию по восстановлению жизненных функций графиков и оздоровлению управленческого климата в кратчайшие сроки.

Чтобы сорвать проект под названием «Вавилонская башня», достаточно было сделать так, чтобы люди перестали понимать друг друга и не смогли обмениваться информацией. До сих пор проблема неэффективности коммуникаций остается наиболее недооцененной и наиболее частой преградой, препятствующей успешной реализации как мелких, так и крупных проектов. При этом существует решение, позволяющее объединить все информационные потоки по проекту, предоставить его участникам возможность работать с актуальной и своевременной информацией, а руководству — держать руку на пульсе исполнения всех принятых решений. Эти и другие задачи способен решить проектный портал.

Являясь единым информационным пространством проекта, портал позволяет организовать эффективный обмен всей необходимой документацией, повысить продуктивность работы за счет единого механизма контроля исполнения поручений, сократить трудозатраты на формирование отчетности о ходе реализации проектов. При этом портал ориентирован не только на организацию взаимодействия сотрудников по проектам, но и на предоставление высшему руководству и лицам принимающим решения мощного механизма управления всем портфелем проектов за счет интеграции с комплексной системой управления проектами.

За счет своей универсальности данное решение применимо как в небольших, так и в крупных компаниях из любых отраслей: строительства, энергетики, банковской сферы, торговли, сферы услуг, информационных технологиий и многих других.

В ходе мастер-класса на примере применяемых в реальных проектах кейсов будет рассмотрено решение задач:

• организации взаимодействия участников с единым хранилищем документации;
• реализации процессов согласования принимаемых решений;
• оптимизации процессов контроля исполнения поручений;
• формирования сводной интерактивной отчетности;
• непрерывного обучения и повышения компетенции сотрудников;
• администрирования комплексных проектов.

Реалии деятельности проектно-ориентированных компаний таковы, что зачастую фактическая продолжительность и стоимость проектов превышают свои запланированные значения. Одними из причин такого изменения становятся непредсказуемые события технологического, управленческого, природно-климатического характера, а также связанные с материально-техническим и финансовым обеспечением. Это и есть риски проекта.

Риски неизбежно возникают по следующим причинам:

• Недостаток информации;
• Неопределенные условия реализации проекта;
• Сознательное противодействие со стороны внутренней и внешней среды проекта (конкурентов, сотрудников, властей, подрядчиков и т. д.);
• Возникновение непреодолимых обстоятельств в ходе реализации проектов.

Для минимизации вероятности возникновения рисковых событий в процессе выполнения работ по проекту есть решение. В ходе доклада будет продемонстрирована система управления рисками для проектно-ориентированных компаний, а также освещены следующие темы:

• Методологические аспекты управления рисками;
• Формирование имитационной модели анализа рисков проекта посредством отражения неопределенностей и рисковых событий на графике выполнения работ;
• Практическое применение Oracle Primavera Risk Analysis:
  • Проведение анализа пессимистического и оптимистического сценариев реализации проекта;
  • Проведение анализа чувствительности всего проекта с учетом неопределенности и рисков, определение работ имеющих максимальное влияние на вероятность успешного достижения целей проекта, анализ критического пути и возможности появления альтернативной «критики» на графике;
  • Использование Oracle Primavera Risk Analysis при выборе подрядчика;
  • Моделирование погодных явлений и сезонных рисков проекта;
  • Формирование плана реагирования на риски, оценка его экономической целесообразности, сравнение эффективности планов реагирования, включение плана реагирования в календарно-сетевой график;
  • Расчет распределения вероятности экономических показателей (NPV, IRR) и формирование вероятностных cash-flow.

• Этапы создания системы управления проектами
• Ключевые факторы успеха
• Подходы к обучению руководства и персонала в процессе создания системы управления проектами
• Интеграция системы управления проектами в существующую среду
• Выстраивание отношений Заказчик — Исполнитель в проекте создания системы управления проектами